تجربه حسابداری من (قسمت اول)

حدود پانزده سال پیش، اولین تجربه کاریم در یک شرکت پیمانکاری (به صورت رسمی) شروع شد. البته در دوران دانشجویی و هنرستان هم سابقه کاری داشتم ولی به صورت رسمی نبود یعنی بیمه(تامین اجتماعی) نداشتم.

محیط کاری به صورت کارگاهی بود و محل واحد مالی (مدیر مالی و حسابدار) یک کانکس بود.

برای اولین بار که وارد کانکس شدم، تعداد خیلی زیادی سند حسابداری، روی میز و داخل کمدها چیده شده بودند، و دلیلش هم تعویق بایگانی اسناد بود و الان هم یادم نیست چرا بایگانی اسناد عقب افتاده بود. کارم با بایگانی شروع شد و تا یک هفته فقط بایگانی می‌کردم (تقریباً روزی 10 ساعت). برای بایگانی اسناد حسابداری آنها به ترتیب تاریخ مرتب می‌کردم و سپس آنها را پانچ می‌کردم و داخل زونکن می گذاشتم و بعد لیبل زونکن را عوض می‌کردم. نمونه لیبل زونکن حسابداری به شکل زیر بود.

تجربه صندوقداری

بعد از اتمام بایگانی، مسئولیت صندوق (صندوقدار) به من محول شد. در آن زمان، پرداخت‌ها بیشتر به صورت وجه نقد (اسکناس) انجام ‌می‌شد و مثل الان نبود که می‌توان راحتی با همراه بانک و اینترنت بانک پول جابجا کرد. محل کار ما دور از شهر بود و به بانک دسترسی سریع نداشتیم، به همین دلیل می‌بایستی به اندازه کافی پول در صندوق داشته باشیم.

پرداخت به این صورت بود که درخواست کننده فرم دستور پرداخت را تکمیل می‌کرد، سپس به ترتیب توسط مدیر مالی و سرپرست کارگاه بررسی و تایید می‌شد، و در آخر توسط صندوقدار پرداخت و امضا تحویل گیرنده اخذ می‌شد.

یک نسخه از فرم دستور پرداخت نزد صندوقدار می‌ماند و یک نسخه برای ثبت سند اسناد برای حسابداری ارسال می شد. البته به مرور زمان هم مسئولیت پرداخت و هم مسئولیت ثبت سند حسابداری به من محول شد که از نظر کنترل های داخلی این کار ایراد داشت، زیرا به صورت همزمان، نباید یک نفر هم پرداخت و هم ثبت سند حسابداری را انجام دهد، زیرا به راحتی می‌تواند سند سازی کند.

دریافت و پرداخت توسط صندقدار در دفتر صندوق ثبت می‌شد و باید به صورت روزانه، ماندۀ دفتر با موجودی واقعی بررسی و اگر مغایرتی وجود داشت، رفع مغایرت می‌شد. من همیشه استرس داشتم که صندوق کسری داشته باشد.

یک روز به دلیل پرداخت نشدن به موقع حقوق، همه کارگرها اعتصاب کردند و سرپرست کارگاه دستور تسویه همه آنها را داد.

برای تسویه این نیروها، نیاز به بیست میلیون تومان داشتیم. من از بانک پول گرفتم و داخل صندوق گذاشتم. آن سال حداقل حقوق اداره کاری 230 هزار تومان بود و با این 20 میلیون حدود 40 نفر را تسویه کردیم و پس از شمارش صندوق و مغایرت گیری، متوجه شدم که صندوق یک میلیون تومان کسری دارد (معادل 3 ماه حقوقم) که پس از دو ساعت چک کردن صندوق، مشخص شد یکی از پرداختی‌ها در دفتر ثبت نشده است.

بعد این اتفاق تصمیم گرفتم که به جای دفتر صندوق از برنامه اکسل استفاده کنم. این کار چند مزیت دارد، اول اینکه بعد از هر دریافت و پرداخت، مانده صندوق مشخص است و نیازی نبود با ماشین حساب مانده را حساب کنم، و به راحتی و با فرمول دادن به اکسل این کار را انجام می‌دادم، دوم اینکه گزارش گیری و پرینت آن راحت بود، سوم اینکه می‌توانستیم با فیلتر ستون‌ها مشخص کنیم مثلاً محمد چقدر مساعده یا تنخواه گرفته و چند مزیت دیگر.

در ابتدا فرم اکسل شش ستونی صندوق به شکل زیر بود:

ولی برای گزارش‌گیری بهتر، دو ستون نام دریافت کننده و بابت نیز به آن اضافه کردم:

برای مثال با فیلتر کردن ستون‌ها مشخص می‌شد که محمد چقدر پول و بابت چه کاری گرفته است.

کار با اکسل

قبل از این، کم و بیش با برنامه اکسل کار کرده بودم ولی ایجاد دفتر صندوق در اکسل اولین تجربه واقعی من بود. در ابتدا خیلی آماتور بودم و هر روز چیز جدیدی یاد می‌گرفتم. یک فایل pdf درباره آموزش اکسل 2003 پیدا کرده بودم که حدود 400 صفحه داشت و هر سوالی برام پیش می آمد، در این فایل جوابم را پیدا می‌کردم.

مثلاً نمی‌دانستم چطور یک ستون فیلتر شده را جمع بزنم که جوابش در این فایل بود:

یک روز داشتم یک سلول از اکسل را در سلول پایینی آن کپی می‌کردم، سرپرست کارگاه داخل کانکس شد و پشت سرم ایستاد و گفت برای کپی سلول بالایی در سلول پایینی از Ctrl+D استفاده کن. من هم این کار را کردم و به راحتی سلول بالایی در ردیف پایینی کپی شد و من را بگو که در این مدت برای این کار راحت، چقدر دردسر داشتم.

در اینجا به یک نکته اشاره کنم که استفاده از سیستم حسابداری، گزارشگیری را راحت کرده است ولی با این حال یادگیری نرم افزار اکسل خیلی مهم است، چونکه نرم افزار حسابداری از قبل برنامه نویسی شده و به راحتی نحوه گزارش دهی آن قابل تغییر نیست ولی در اکسل می توان به راحتی هر نوع گزارشی آماده و بررسی کرد و مغایرت گیری اطلاعات در اکسل خیلی راحت است و به همین دلیل بهتر است که بگویم یادگیری برنامه اکسل از نان شب برای حسابدار واجب‌تر است!

حسابدار حقوق و دستمزد

همزمان با صندوقداری، حسابدار حقوق و دستمزد هم شدم. وظیفه‌ام این بود که کارکردهای ماهیانه پرسنل (حضور و غیاب) را از واحد امور اداری بگیرم و با توجه به حکم و قرارداد پرسنل، لیست حقوق و دستمزد را برای پرداخت، ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی و مالیات حقوق آماده کنم.

واحد اداری قبل از ارسال لیست به واحد مالی، کارکردهای پرسنل را در سیستم حضور و غیاب بررسی می کرد و اگر حضور پرسنلی وارد نشده بود، از حراست استعلام می گرفت تا ببیند آیا پرسنل وارد کارگاه شده یا نه، و اگر حضور داشت، داخل سیستم حضور و غیاب آن را وارد می کرد و اگر غایب بود، دلیلش را بررسی می‌کرد که آیا مرخصی یا ماموریت بوده و در آخر کارکردهای را پرینت می گرفت و به دفتر سرپرست کارگاه برای تایید می فرستاد.

بررسی و تایید لیست توسط واحد اداری، زمانبر بود و اکثر اوقات، آخر ماه بعد لیست دست من می رسید، مثلاً لیست کارکرد دیماه، آخر بهمن ماه دست من می رسید و من فقط دو یا سه روز وقت داشتم لیست حقوق بیمه و مالیات را آماده کنم، آن موقع مثل الان نبود که لیست بیمه و مالیات را اینترنتی ارسال کنیم و بایستی لیست بیمه و مالیات را به صورت دستی تحویل می دادیم که البته آخر ماهها همیشه این دو اداره شلوغ بودند.

یک روز که رفته بودم لیست مالیات حقوق را به اداره امور مالیاتی تحویل دهم، بر حسب اتفاق آقای علی عسگری (رئیس کل امور مالیاتی کشور) آمده بود تا از آن اداره بازدید کند که من تا چند وقت هر جا صحبتی می شد این خاطره را بازگو می کردم و می گفتم رئیس کل را از نزدیک دیدم!

در حال تکمیل …

• تصویب بخشنامه بیمه مرکزی در سال 1492!
• تفاوت حسابدار و دفتردار
• 40 سوال متداول درباره قانون پایانه‌های فروشگاهی و صورتحساب الکترونیک به همراه پاسخ
• آیا هوش مصنوعی شغل حسابداری را از بین می برد؟ | سوال از چت بات بینگ
• تجربه حسابداری من (قسمت اول)